ZARZĄDZENIE NR 66/2016

WÓJTA GMINY MAŁY PŁOCK

z dnia 5 grudnia 2016r.

w sprawie zasad rozliczeń podatku VAT Gminy Mały Płock

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

(t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 446, poz.1579) i art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego ( Dz.U. poz. 1454, poz.1948 ) zarządzam, co następuje:

W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku od towarów i usług VAT w Gminie Mały Płock zwanej dalej „Gminą” i jej jednostkach organizacyjnych będących jednostkami budżetowymi i samorządowym zakładem budżetowym zwanych dalej „Jednostkami” ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie.

Postanowienia wstępne

§1

1. Gmina Mały Płock podejmuje od dnia 1 stycznia 2017 roku rozliczanie podatku od towarów i usług ( VAT ) wraz ze wszystkimi Jednostkami organizacyjnymi Gminy.
2. Niniejsza procedura określa ogólne zasady związane z rozliczeniami podatku od towarów i usług przez Gminę Mały Płock, podstawowe zasady odpowiedzialności w ramach sprawowania poszczególnych funkcji oraz czynności służące do terminowego i prawidłowego rozliczenia przez Gminę Mały Płock należności publicznoprawnych dotyczących podatku od towarów i usług.
3. Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Gminy Mały Płock oraz Jednostek wg wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
4. Rozliczenia podatku od towarów i usług dokonuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Kwoty zobowiązań podatkowych oraz wartość VAT naliczonego są kalkulowane w oparciu o właściwe przepisy i zgodnie z rzeczywistym przebiegiem zdarzeń gospodarczych oraz raportowane i uiszczane w terminach wynikających z przepisów prawa.

Zasady ogólne

§2

1. Gmina dokonuje rozliczeń dla celów VAT poprzez składanie deklaracji VAT-7 za okresy miesięczne.
2. Począwszy od rozliczenia za styczeń 2017r. w skonsolidowanych rozliczeniach Gminy dla celów VAT wraz z Urzędem Gminy uczestniczą Jednostki wg wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
3. Rozliczenia Jednostek dokonywane są przez upoważnionego pracownika pod nadzorem kierownika Jednostki.
4. W celu zapewnienia prawidłowości prowadzenia rozliczeń w zakresie VAT w Gminie Mały Płock: Skarbnik, Kierownik Jednostki, Upoważniony pracownik Jednostki zapewniają zgodność wykonywanych czynności z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi, oraz są zobowiązani do zachowania należytej staranności i rzetelności w trakcie przygotowania i weryfikacji rozliczeń VAT.
5. W transakcjach krajowych Jednostki oraz Urząd Gminy posługują się danymi identyfikacyjnymi Gminy Mały Płock w układzie (sprzedawca/nabywca):

Gmina Mały Płock

ul. Jana Kochanowskiego 15

18-516 Mały Płock

NIP : 291 01 79 505

6. Oprócz danych wymienionych w ust. 5, Jednostki wskazują również dane własne:

- w przypadku transakcji sprzedażowych : Wystawca ( nazwa jednostki, adres jednostki, nr rachunku bankowego jednostki)

- w przypadku transakcji zakupowych: Odbiorca ( nazwa jednostki, adres jednostki).

Wystawianie faktur

§3

1. W przypadku, gdy dana czynność, zrealizowana przez Jednostkę podlega obowiązkowi wystawienia faktury, Upoważniony pracownik wystawia fakturę, zawierającą wszystkie wymagane elementy, przewidziane w ustawie z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług ( Dz.U. z 2016r. poz.710), zwaną dalej „ ustawą o VAT”- w szczególności art.106e ustawy o VAT, w tym dane, określone w §2 ust. 5,6 niniejszej procedury, następnie ujmuje obrót w systemie księgowym. Pracownicy Jednostek zobowiązani są niezwłocznie, pod rygorem sankcji dyscyplinarnych, przekazywać Upoważnionemu pracownikowi Jednostki wszelkie informacje, wyjaśnienia oraz dokumenty potrzebne do wystawienia faktur.
2. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art.106j ustawy o VAT, Upoważniony pracownik są zobowiązani do wystawiania faktur korygujących oraz ujęcia ich w systemie księgowym w zgodzie z wynikającymi z ustawy VAT zasadami w zakresie momentu uwzględnienia faktury korygującej.
3. Upoważniony pracownik każdorazowo po wystawieniu faktury zobowiązany jest do zweryfikowania poprawności danych na niej umieszczonych co do poprawności jej treści oraz posiadania przez nią wszystkich wymagalnych elementów, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT oraz weryfikowania stanu prawnego w zakresie obowiązku wystawiania faktur oraz ich wymaganych elementów, przewidzianych w ustawie o VAT.

Ewidencja sprzedaży na kasie fiskalnej

§4

1. W przypadku, gdy dana czynność podlega obowiązkowi zarejestrowania przy użyciu kasy fiskalnej, rejestracja dokonywana jest przez Upoważnionego pracownika. Upoważniony pracownik wystawia paragon oraz ujmuje obrót w systemie księgowym. Pracownicy Jednostek są zobowiązani niezwłocznie przekazywać Upoważnionemu pracownikowi wszelkie informacje, wyjaśnienia oraz dokumenty potrzebne do wystawienia paragonów.
2. Upoważniony pracownik prowadzi odrębną ewidencję w razie wystąpienia zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług, które skutkują zwrotem całości lub części należności ( zapłaty) z tytułu sprzedaży, zaewidencjonowanej za pomocą kasy fiskalnej, zgodnie z odpowiednimi przepisami Rozporządzenia ws. kas rejestrujących.
3. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji Upoważniony pracownik dokonuje niezwłocznie jej korekty, zgodnie z odpowiednimi przepisami Rozporządzenia ws. kas rejestrujących.
4. Do 31 grudnia 2018r. Jednostki mogą stosować dotychczas przez nie użytkowane kasy fiskalne.

Odliczenie VAT naliczonego

§5

1. Otrzymane faktury zakupowe są oznaczane przez pracowników Jednostek datą ich wpływu. Pracownicy Jednostek są zobowiązani opisać na fakturze sposób wykorzystania danego zakupu.
2. Upoważniony pracownik przed zaksięgowaniem danej faktury jest zobowiązany do zweryfikowania poprawności danych na niej umieszczonych co do prawidłowości jej treści oraz posiadania przez nią wszystkich wymagalnych elementów, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT.
3. Na podstawie faktur zakupowych otrzymanych od kontrahentów Upoważniony pracownik dokonuje odpowiedniego ich ujęcia w systemie księgowym, uwzględniając datę wpływu faktury do Jednostki oraz moment powstania obowiązku podatkowego w odniesieniu do danej czynności.
4. Upoważniony pracownik podejmuje decyzję, dotyczącą zakresu odliczenia VAT naliczonego od wydatków, udokumentowanych otrzymanymi fakturami zakupowymi poprzez:

a) Ustalenie, czy wydatek można bezpośrednio zaalokować do jednego z typów działalności, prowadzonej przez Gminę: działalności opodatkowanej, działalności zwolnionej lub działalności pozostającej poza zakresem opodatkowania VAT, a następnie:

- w przypadku możliwości dokonania bezpośredniej alokacji do działalności opodatkowanej, Upoważniony pracownik dokonuje odliczenia VAT naliczonego, który został bezpośrednio przyporządkowany do działalności opodatkowanej, w całości oraz umieszcza na fakturze adnotację „ odliczenie pełne”,

- w przypadku możliwości dokonania bezpośredniego przyporządkowania do działalności zwolnionej lub działalności pozostającej poza zakresem opodatkowania VAT, Upoważniony pracownik nie dokonuje odliczenia VAT naliczonego, który został bezpośrednio przyporządkowany do tych rodzajów działalności oraz umieszcza na fakturze adnotację „ brak prawa do odliczenia”,

b) w przypadku wydatku, w stosunku którego nie jest możliwe dokonanie bezpośredniej alokacji, a który pozostaje związany zarówno z działalnością opodatkowaną VAT, jak i działalnością poza zakresem opodatkowania VAT, Upoważniony pracownik dokonuje odliczenia VAT naliczonego przy zastosowaniu Prewspółczynnika oraz umieszcza na fakturze adnotację „odliczenie za pomocą Prewspółczynnika VAT”,

c) w przypadku wydatku, w stosunku do którego nie jest możliwe dokonanie bezpośredniej alokacji, a który pozostaje związany zarówno z działalnością opodatkowaną, jak i działalnością zwolnioną. Upoważniony pracownik dokonuje odliczenia VAT naliczonego przy zastosowaniu Współczynnika struktury sprzedaży oraz umieszcza na fakturze adnotację „odliczenie za pomocą WSS”,

d) jeśli wydatek, w stosunku do którego nie jest możliwe dokonanie bezpośredniego przyporządkowania pozostaje związany zarówno z działalnością opodatkowaną, zwolnioną, jak i działalnością poza zakresem opodatkowania VAT, Upoważniony pracownik dokonuje odliczenia VAT naliczonego przy zastosowaniu Prewspółczynnika i Współczynnika struktury sprzedaży oraz umieszcza na fakturze adnotację „ odliczenie za pomocą Prewspółczynnika VAT oraz WSS”.

5. Jednostki stosują Współczynnik struktury sprzedaży ustalony na podstawie kalkulacji przeprowadzonych w zgodzie z właściwymi przepisami ustawy o VAT, w szczególności art. 90, dla danej Jednostki.

6. Jednostki stosują Prewspółczynnik sprzedaży, ustalony w zgodzie z właściwymi przepisami Ustawy o VAT oraz Rozporządzenia ws. Prewspółczynnika.

7. Upoważniony pracownik zobowiązany jest do monitorowania wysokości ostatecznego Prewspółczynnika oraz Współczynnika struktury sprzedaży, ustalonego za dany rok oraz dokonania odpowiedniej korekty odliczenia VAT naliczonego w przypadku wystąpienia rozbieżności pomiędzy wysokością wstępnego, a ostatecznego Prewspółczynnika oraz Współczynnika struktury sprzedaży.

8. Upoważniony pracownik zobowiązany jest do monitorowania sposobu wykorzystywania zakupionych towarów i usług oraz w razie wystąpienia zmiany ich przeznaczenia dokonania korekty zakresu odliczenia VAT naliczonego poprzez zastosowanie właściwych przepisów ( w szczególności art. 90a-91 ustawy o VAT).

Rejestry VAT

§6

1. Upoważniony pracownik jest zobowiązany do sporządzania rejestru sprzedaży oraz zakupów Jednostki za każdy miesięczny okres rozliczeniowy.
2. Rejestr sprzedaży uwzględnia nazwę danej Jednostki, okres rozliczeniowy ( miesiąc), za który prowadzona jest ewidencja oraz dane, dotyczące poszczególnych transakcji sprzedaży zrealizowanych przez Jednostkę, dla których obowiązek podatkowy powstał w okresie rozliczeniowym, za który sporządzony jest rejestr.
3. Rejestr zakupów uwzględnia nazwę danej Jednostki, okres rozliczeniowy ( miesiąc), za który prowadzona jest ewidencja oraz dane, dotyczące poszczególnych transakcji zakupu dokonanych przez Jednostkę, dla których prawo do odliczenia VAT naliczonego powstało w okresie rozliczeniowym, za który sporządzony jest rejestr.
4. Przed uwzględnieniem faktur sprzedażowych oraz zakupowych we właściwym rejestrze, Upoważniony pracownik zobowiązany jest do dokonania weryfikacji poprawności co do prawidłowości jej treści oraz posiadania przez nią wszystkich wymagalnych elementów, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT.
5. W przypadku stwierdzenia błędów na fakturach zakupowych, Upoważniony pracownik zwraca się do kontrahenta o wystawienie faktury korygującej. W przypadkach przewidzianych w art. 106k ustawy o VAT, Upoważniony pracownik może wystawić do otrzymanej faktury zakupowej notę korygującą.

Sporządzanie Deklaracji częściowych

§7

1. W terminie do 15 dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym, Upoważniony pracownik zobowiązany jest do wygenerowania z Systemu księgowego rejestru sprzedażowego oraz rejestru zakupów oraz sporządzenia na ich podstawie Deklaracji częściowej Jednostki. Jeżeli 15 dzień miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym przypada w dzień wolny od pracy, ww. dokumenty należy przygotować w kolejnym dniu roboczym, następującym po tym dniu.
2. Kwoty ujmowane w Deklaracji częściowej Jednostki powinny obejmować wartości w groszach.
3. Rejestry oraz Deklaracje częściowe sporządzane są zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej przy wykorzystaniu Systemu księgowego. Zatwierdzenie danych w Systemie księgowym jest równoznaczne z podpisaniem dokumentu.
4. Złożenie Deklaracji częściowej Jednostki organizacyjnej jest obowiązkowe także w sytuacji braku sprzedaży opodatkowanej w danym okresie rozliczeniowym ( deklaracja „zerowa”).
5. Po przygotowaniu rejestrów oraz Deklaracji częściowej, Upoważniony pracownik przekazuje rejestry Kierownikowi Jednostki w celu weryfikacji. Przygotowane i zweryfikowane rejestry oraz Deklaracje częściowe są podpisywane przez Upoważnionego pracownika oraz Kierownika Jednostki.
6. Do 20 dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym rejestry oraz Deklaracje częściowe Jednostek są przekazywane Upoważnionemu pracownikowi Urzędu Gminy wraz z oświadczeniami o treści określonej w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia. Jeżeli 20 dzień miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym przypada w dzień wolny od pracy, ww. dokumenty należy przygotować w kolejnym dniu roboczym, następującym po tym dniu.
7. W przypadku, gdy z deklaracji częściowej Jednostki wynika kwota podatku należnego do zapłaty, Jednostka przekazuje nadwyżkę kwoty podatku należnego nad podatkiem naliczonym na rachunek bankowy Urzędu Gminy Mały Płock o numerze 18 8754 0004 0130 0097 2000 0020 do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który rozliczana jest Deklaracja Gminy.
8. W przypadku, gdy z deklaracji częściowej Jednostki wynika kwota podatku naliczonego do zwrotu, nadwyżka podatku naliczonego zostanie przekazana Jednostce przez Urząd Gminy w terminie 5 dni od dnia złożenia Deklaracji Gminy. Jeżeli jednak z Deklaracji Gminy wynikać będzie kwota podatku naliczonego do zwrotu, Skarbnik może podjąć decyzję o zwrocie kwoty podatku na rzecz Jednostki dopiero po otrzymaniu przez Gminę zwrotu z urzędu skarbowego.
9. Upoważniony pracownik Urzędu Gminy dokonuje weryfikacji kompletności przekazanych danych oraz porównuje zapisy rejestrów z zapisami Deklaracji częściowych matematycznie poprzez sprawdzenie poprawności wartości liczbowych.
10. Deklaracje częściowe Jednostek są uwzględniane przez Upoważnionego pracownika Urzędu w deklaracji Gminy.
11. Deklaracja jest podpisywana przez Wójta Gminy oraz składana do 25 dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym do Urzędu Skarbowego w Kolnie. Jeżeli 25 dzień miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym przypada w dzień wolny od pracy, Deklaracja Gminy jest składana w kolejnym dniu roboczym, następującym po tym dniu. Deklaracja Gminy jest składana wraz z wymaganymi informacjami podsumowującymi, sporządzonymi przez Upoważnionego pracownika Urzędu przy uwzględnieniu częściowych informacji podsumowujących, o których mowa poniżej w ust. 16-19.
12. Zapłata VAT z tytułu przeprowadzanych rozliczeń jest dokonywana przez Urząd.
13. W przypadku, gdy po dniu złożenia rejestrów oraz Deklaracji częściowej zostaną stwierdzone w nich nieprawidłowości lub zaistnieje inna okoliczność, skutkująca koniecznością dokonania korekty rozliczeń Jednostki za dany okres, Upoważniony pracownik jest zobowiązany niezwłocznie zgłosić tę okoliczność Upoważnionemu pracownikowi Urzędu oraz sporządzić niezbędne korekty rejestrów lub Deklaracji częściowej wraz z pisemnym uzasadnieniem. Upoważniony pracownik Urzędu sporządza korektę Deklaracji Gminy.

Zasady odpowiedzialności

§8

1. Skarbnik, Upoważniony pracownik Jednostki, Upoważniony pracownik Urzędu oraz Kierownicy Jednostek ponoszą pełną odpowiedzialność, w tym odpowiedzialność na zasadach przewidzianych w KKS, za prawidłową realizację obowiązków przypisanych im na podstawie niniejszej procedury.
2. Za rzetelność i zgodność z przepisami prawa podatkowego rozliczeń VAT Jednostki, w tym prawidłowość rejestrów oraz Deklaracji częściowych, wyłączną odpowiedzialność ponoszą bezpośrednio Kierownicy Jednostek.
3. W celu uniknięcia odpowiedzialności za przestępstwo skarbowe lub za wykroczenie skarbowe, o których mowa w KKS, Skarbnik, Kierownicy Jednostek, Upoważnienie pracownicy zobowiązani są do zachowania należytej ostrożności oraz staranności wymaganej w związku z dokonywaniem rozliczeń VAT.
4. Skarbnik sprawuje nadzór organizacyjny i merytoryczny nad podległymi mu bezpośrednio oraz pośrednio pracownikami Urzędu.
5. Kierownicy Jednostek sprawują nadzór organizacyjny i merytoryczny nad podległymi mu pracownikami oraz ponosi odpowiedzialność za nieprawidłowości w zakresie zadań przez nich wykonywanych.

Zasady odpowiedzialności

§9

1. Dokumenty źródłowe, będące podstawą sporządzenia rejestrów i Deklaracji częściowych, w tym faktury sprzedażowe oraz zakupowe, jak i rejestry oraz Deklaracje częściowe są przechowywane przez Jednostkę i Urząd w formie papierowej albo w formie elektronicznej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego/ prawa do odliczenia VAT naliczonego, wynikającego z danego dokumentu źródłowego.
2. Sposób przechowywania dokumentów źródłowych, będących podstawą sporządzenia rejestrów i Deklaracji częściowych, w tym faktur sprzedażowych i zakupowych, jak i rejestrów oraz Deklaracji częściowych powinien zapewniać ich bezpieczeństwo, kompletność i poufność.

Postanowienia końcowe

§10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2017 roku.

Wójt Gminy Mały Płock

  mgr Józef Dymerski